Verslag 4 september

Holten, 11 september 2018
 
Op uitnodiging van Secretary Solutions werden op dinsdag 4 september grote stappen gezet in het Pillows Grand Hotel Ter Borch in Zwolle voor een sessie met als doel de functie Secretaresse nader te bespreken. Het expertteam bestaande uit een select gezelschap van ervaren directiesecretaresses bespraken hun ervaringen en deelden hun mening. Aan de hand van de bevindingen van deze bijeenkomst kwamen we tot de slotsom dat het benaming Secretaresse niet meer van deze tijd is. De functietitel dekt de inhoud niet langer. Het imago is bedroevend en de benaming achterhaald. Maar wat is dan wel een goede benaming van de functie? En doet de benaming er überhaupt toe? Aan de hand van een aantal stellingen belichten we in dit verslag de resultaten van deze bijeenkomst.

Uitgelichte situatie
Een van de deelnemers gaf de huidige situatieschets binnen hun organisatie aan. Werkten ze eerst met 50 secretaresses bij dit grote internationaal georiënteerde bedrijf. Tegenwoordig werken ze nog met 21 medewerkers op het secretariaat. Aangezien de werkzaamheden verdeeld moesten worden over de overgebleven medewerkers is gekozen voor een verdeling binnen 2 teams:

  • Team Management Assistants
  • Team Service Point medewerkers
Beide teams werken naast elkaar. Elke deelnemer van het team kan elke collega vervangen.
Management Assistants werken een op een met hun manager (een wens vanuit de managers), maar kunnen door alle collega’s vervangen worden. Service Point medewerkers zijn het aanspreekpunt voor het organiseren van dienstreizen en het ontvangen van gasten.
 
Resultaat:
Meer plezier en rustiger werken door meer samen te werken.

Toekomstbeeld
De aanwezigen merken op dat de functie niet meer te vergelijken is met de functie van 20 jaar geleden. Werd er toen nog geheel niet met computers gewerkt en kon het werk binnen kantooruren ingedeeld worden, tegenwoordig is menig assistant op directieniveau 24/7 bereikbaar. Wel zijn de aanwezigen het er over eens dat een op een werken nog steeds de beste manier is om veel werk gedaan te krijgen. "Je bent samen een team. Als er een match is tussen de directeur en zijn assistant dan heb je een gouden koppel." Afhankelijk van de soort functie die je bekleedt kun je onderling afspraken maken wie wat doet en wie waarvoor verantwoordelijk is. En dat privé en zakelijk dan soms door elkaar loopt, dat neem je dan op de koop toe. 

De experts komen tot de conclusie dat de inhoud van je functie ook sterk afhangt van de verwachting die je schept, als persoon en als bedrijf. De titel is niet belangrijk, het gaat erom hoe je jezelf ziet. En hoe je door het bedrijf gezien wordt.
De aanwezigen vinden unaniem dat de titel Secretaresse achterhaald is en dat Assistant beter voldoet. Bij een internationaal bedrijf een Engelstalige benaming en bij een nationaal bedrijf volstaat de titel Assistent van .....
De experts zijn het er over eens dat er geen unanieme benaming hoeft te komen. Of je nu werkt als executive assistant, management assistant, directie assistent of office assistant, het heeft allemaal te maken met de ondersteuning van je leidinggevende. 
Uit onderzoek blijkt dat 57% van de secretaresses in Nederland de functietitel secretaresse niet meer vinden volstaan. Een mooi moment om daar verandering in te brengen dus. 

Tot Slot
Tot slot wordt opgemerkt dat ook de salariëring veel doet bij het imago van de assistant. "We nemen met veel te weinig genoegen." Er wordt door de expertgroep opgemerkt dat opleiders geen idee hebben wat een directie assistent nu precies doet. Dit resulteert in gebrek aan scholing, hetgeen een groot verschil tot gevolg heeft tussen onderwijs en praktijk . Hier zou beter naar gekeken moeten worden. Ook wordt het opleidingsniveau vaak onderschat. Een assistant met een HBO opleiding kan zich beter inleven in de materie waarbij zij ondersteunt. Momenteel worden de vacatures voor deze functies vaak nog veel te laag ingezet.

Tip van de experts: "Bedenk goed wat jouw toegevoegde waarde is voor jouw leidinggevende en trek daaruit je conclusies."
 
De Assistant van de toekomst blijft dienstverlenend, is trots op wat ze doet en hoeft zeker niet bescheiden te zijn.  De behoefte aan een aanspreekpunt zal blijven bestaan. Hoe je jouw functie inhoud kunt geven is afhankelijk van je ambities. Wat ambiëer je? Blijf groeien en blijf jezelf ontwikkelen.

De Assistant van nu is future proof.