Secret van secretaresse

Het vak van directiesecretaresse leeft! Dat bleek donderdag, 10 maart jl. maar weer eens tijdens een zeer succesvolle bijeenkomst bij Landgoed Hotel & Restaurant Carelshaven in Delden. Gespreksleider Kristel Veltkamp van het communicatiebureau Redboots ging deze avond in gesprek met een panel van secretariële specialisten over de toekomst van de functie directiesecretaresse. Tijdens deze interactieve sessie, op uitnodiging van werving- en selectiebureau Allegro Talent, lieten de ruim 60 aanwezigen, een mix van directiesecretaresses, management assistentes en personal assistants, van zich horen. Ervaringen werden uitgewisseld, onderlinge contacten werden verdiept en de wijnkelder van Carelshaven bleef niet gesloten.

Van secretaresse naar co-manager

Het panel bestaande uit Riet Schuppert (Directiesecretaresse ING MKB regio Noord-Oost Nederland), Inge Huiskes (Secretaresse voorzitter raad van bestuur van Koninklijke Ten Cate nv) en Annelies Toebes (Raadsondersteuner gemeente Deventer en secretaresse van het jaar 2015 - 2016) was het er unaniem over eens: de functie directiesecretaresse of die van een secretaresse in het algemeen is niet meer wat het 20 jaar geleden was. De directeur kan tegenwoordig zelf zijn brieven typen en e-mail versturen. De directiesecretaresse is tegenwoordig meer een sparringpartner en copiloot. Door vooruitstrevend en innovatief te zijn, is ze een waardige comanager voor haar directeur. De samenwerking tussen een directeur en zijn secretaresse is sterk. De een kan niet zonder de ander.” Zo is Inge Huiskes al meer dan 25 jaar de rechterhand van haar directeur, die sinds 2000 voorzitter en CEO is van de raad van bestuur van Koninklijke Ten Cate NV, te Almelo.

Talentenbank gemeente Deventer

Annelies Toebes: “De kernkwaliteiten van een secretaresse anno 2016 zijn: proactief, zelf-startend vermogen en buiten je comfort zone durven treden. “Probeer je manager altijd een stap voor te zijn” vult Riet Schuppert aan. “Annelies Toebes is hier een goed voorbeeld van. Ze werkt bij de gemeente Deventer. Een vooruitstrevende gemeente die door het opzetten van een talentenbank de kwaliteiten van haar medewerkers in kaart wil brengen en optimaal wil benutten. Het is een innovatieve manier om je talenten zichtbaar te maken en te ontplooien. Toebes: “In de talentenbank staan opdrachten waar je je voor op kunt geven. Zo kun je naast je vaste werkzaamheden, ook andere werkzaamheden oppakken. Dit maakt je functie extra dynamisch en geeft je de kans je verder te ontwikkelen.” Riet Schuppert: “Wat het imago van de secretaresse betreft, is het maar net hoe je er zelf in staat. Als jij het vak en jezelf op een bijzondere wijze presenteert, creëer je vanzelf een positief imago.”

Secretaresse van de toekomst

De secretaresse anno 2016 onderzoekt waarom zaken op een bepaalde manier gedaan worden en bekijkt of er een mogelijkheid is om de traditionele aanpak te doorbreken. Inge Huiskes “Integriteit is heel belangrijk voor een secretaresse. Heb je dit niet in je, dan kun je beter een andere baan zoeken. Secretaresse begint ook niet voor niets met ‘secret’.”Door integriteit hoog in het vaandel te hebben, weten de mensen dat ze hun probleem bij jou kwijt kunnen en dat het, wanneer dat wenselijk is, niet verder in de organisatie komt maar dat er wel wat mee gedaan wordt.

De reacties tijdens de aansluitende netwerkborrel zijn positief. De locatie, de organisatie en de contacten die gelegd konden worden, maken de gehele avond tot een succes. De organisatie lag in handen van ondersteuningsbureau Secretary Solutions. De organisatie kijkt met een tevreden gevoel terug op de avond en kijkt uit naar de volgende bijeenkomst.

?Organisatie: Allegro Talent en Secretary Solutions